Chắc chắn Excel được sử dụng cho bảng tính, nhưng bạn có biết rằng bạn có thể kết nối Excel với các nguồn dữ liệu bên ngoài không? Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về cách kết nối bảng tính Excel với bảng cơ sở dữ liệu MySQL và sử dụng dữ liệu trong bảng cơ sở dữ liệu để điền vào bảng tính của chúng ta. Có một vài điều bạn cần làm để chuẩn bị cho kết nối này.
=> Xem thêm: Các hàm trong Excel phổ biến nhất hiện nay
Kết nối Excel với MySQL cần chuẩn bị những gì ?
Trước tiên, bạn phải tải xuống trình điều khiển Kết nối cơ sở dữ liệu mở (ODBC) mới nhất cho MySQL. Trình điều khiển ODBC hiện tại cho MySQL có thể được đặt tại
Đảm bảo rằng sau khi bạn tải xuống tệp, bạn kiểm tra hàm băm md5 của tệp so với mã được liệt kê trên trang tải xuống.
Tiếp theo, bạn sẽ cần cài đặt trình điều khiển mà bạn vừa tải xuống. Nhấp đúp vào tệp để bắt đầu quá trình cài đặt. Sau khi quá trình cài đặt hoàn tất, bạn sẽ cần tạo Tên nguồn cơ sở dữ liệu (DSN) để sử dụng với Excel.
Tạo DSN
DSN sẽ chứa tất cả thông tin kết nối cần thiết để sử dụng bảng cơ sở dữ liệu MySQL. Trên hệ thống Windows, bạn cần nhấp vào Bắt đầu , sau đó là Bảng điều khiển , sau đó là Công cụ quản trị , sau đó là Nguồn dữ liệu (ODBC) . Bạn sẽ thấy các thông tin sau:
Chú ý các tab trong hình trên. DSN người dùng chỉ khả dụng cho người dùng đã tạo nó. Hệ thống DSN có sẵn cho bất kỳ ai có thể đăng nhập vào máy. Tệp DSN là tệp .DSN có thể được chuyển đến và sử dụng trên các hệ thống khác có cùng hệ điều hành và trình điều khiển được cài đặt.
Để tiếp tục tạo DSN, hãy nhấp vào nút Thêm ở gần góc trên cùng bên phải.
Bạn có thể sẽ phải cuộn xuống để xem Trình điều khiển ODBC 5.x của MySQL . Nếu nó không xuất hiện, đã xảy ra lỗi khi cài đặt trình điều khiển trong phần Chuẩn bị của bài đăng này. Để tiếp tục tạo DSN, đảm bảo Trình điều khiển MySQL ODBC 5.x được đánh dấu và nhấp vào nút Kết thúc . Bây giờ bạn sẽ thấy một cửa sổ tương tự như cửa sổ được liệt kê bên dưới:
Tiếp theo, bạn sẽ cần cung cấp thông tin cần thiết để hoàn thành biểu mẫu hiển thị ở trên. Cơ sở dữ liệu MySQL và bảng mà chúng tôi đang sử dụng cho bài đăng này nằm trên một máy phát triển và chỉ được sử dụng bởi một người. Đối với các môi trường “sản xuất”, bạn nên tạo một người dùng mới và chỉ cấp các đặc quyền CHỌN cho người dùng mới. Trong tương lai, bạn có thể cấp thêm đặc quyền nếu cần.
=> Xem thêm: Cách tính hàm SUM trong Excel chính xác nhất
Sau khi bạn đã cung cấp thông tin chi tiết cho cấu hình nguồn dữ liệu của mình, bạn nên nhấp vào nút Kiểm tra để đảm bảo mọi thứ đều hoạt động tốt. Tiếp theo, bấm vào nút OK . Bây giờ, bạn sẽ thấy tên nguồn dữ liệu mà bạn đã cung cấp trên biểu mẫu trong tập hợp trước được liệt kê trên cửa sổ Quản trị viên nguồn dữ liệu ODBC:
Tạo kết nối bảng tính
Bây giờ bạn đã tạo thành công DSN mới, bạn có thể đóng cửa sổ Quản trị viên nguồn dữ liệu ODBC và mở Excel. Khi bạn đã mở Excel, hãy bấm vào dải băng Dữ liệu . Đối với các phiên bản Excel mới hơn, hãy bấm vào Lấy dữ liệu , sau đó Từ các nguồn khác , rồi Từ ODBC .
Trong các phiên bản Excel cũ hơn, đó là một quá trình phức tạp hơn một chút. Đầu tiên, bạn sẽ thấy một cái gì đó như thế này:
Bước tiếp theo là nhấp vào liên kết Kết nối nằm ngay bên dưới từ Dữ liệu trong danh sách tab. Vị trí của liên kết Kết nối được khoanh đỏ trong hình trên. Bạn sẽ thấy cửa sổ Workbook Connections:
Bước tiếp theo là nhấp vào nút Thêm . Thao tác này sẽ hiển thị cho bạn cửa sổ Kết nối hiện có :
Rõ ràng là bạn không muốn làm việc trên bất kỳ kết nối nào được liệt kê. Do đó, hãy nhấp vào nút Duyệt để biết thêm… . Thao tác này sẽ hiển thị cho bạn cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu :
Giống như cửa sổ Kết nối hiện có trước đó, bạn không muốn sử dụng các kết nối được liệt kê trong cửa sổ Chọn nguồn dữ liệu. Do đó, bạn muốn nhấp đúp chuột vào thư mục +Connect to New Data Source.odc . Khi làm như vậy, bây giờ bạn sẽ thấy cửa sổ Trình hướng dẫn kết nối dữ liệu :
Với các lựa chọn nguồn dữ liệu được liệt kê, bạn muốn đánh dấu ODBC DSN và nhấp vào Tiếp theo . Bước tiếp theo của Trình hướng dẫn kết nối dữ liệu sẽ hiển thị tất cả các nguồn dữ liệu ODBC có sẵn trên hệ thống bạn đang sử dụng.
Hy vọng rằng nếu mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch, bạn sẽ thấy DSN mà bạn đã tạo ở các bước trước đó được liệt kê trong số các nguồn dữ liệu ODBC. Đánh dấu nó và nhấp vào Tiếp theo .
Bước tiếp theo trong Trình hướng dẫn kết nối dữ liệu là lưu và hoàn tất. Trường tên tệp sẽ được tự động điền cho bạn. Bạn có thể cung cấp một mô tả. Mô tả được sử dụng trong ví dụ này khá dễ hiểu đối với bất kỳ ai có thể sử dụng nó. Tiếp theo, nhấp vào nút Kết thúc ở phía dưới bên phải của cửa sổ.
Bây giờ bạn sẽ quay lại cửa sổ Workbook Connection. Kết nối dữ liệu bạn vừa tạo sẽ được liệt kê:
Nhập dữ liệu bảng
Bạn có thể đóng cửa sổ Workbook Connection. Chúng ta cần nhấp vào nút Kết nối hiện có trong dải băng Dữ liệu của Excel. Nút Kết nối Hiện có phải được đặt ở bên trái trên dải băng Dữ liệu.
Nhấp vào nút Kết nối hiện có sẽ hiển thị cho bạn cửa sổ Kết nối hiện có. Bạn đã thấy cửa sổ này trong các bước trước, điểm khác biệt bây giờ là kết nối dữ liệu của bạn sẽ được liệt kê ở gần trên cùng:
Đảm bảo rằng kết nối dữ liệu bạn đã tạo trong các bước trước được đánh dấu và sau đó nhấp vào nút Mở . Bây giờ bạn sẽ thấy cửa sổ Nhập dữ liệu :
Đối với mục đích của bài đăng này, chúng tôi sẽ sử dụng cài đặt mặc định trên cửa sổ Nhập dữ liệu. Tiếp theo, bấm vào nút OK . Nếu mọi thứ phù hợp với bạn, bây giờ bạn sẽ được cung cấp dữ liệu bảng cơ sở dữ liệu MySQL trong trang tính của mình.
=> Xem thêm: Cách sử dụng hàm AVERAGE trong Excel.
Đối với bài đăng này, bảng chúng tôi đang làm việc có hai trường. Trường đầu tiên là trường INT tăng tự động có tiêu đề ID. Trường thứ hai là VARCHAR(50) và có tên là fname. Bảng tính cuối cùng của chúng tôi trông như thế này:
Như bạn có thể nhận thấy, hàng đầu tiên chứa các tên cột của bảng. Bạn cũng có thể sử dụng các mũi tên thả xuống bên cạnh tên cột để sắp xếp các cột.
Kết Luận
Trong bài đăng này, chúng tôi đã đề cập đến nơi tìm trình điều khiển ODBC mới nhất cho MySQL, cách tạo DSN, cách tạo kết nối dữ liệu bảng tính bằng DSN và cách sử dụng kết nối dữ liệu bảng tính để nhập dữ liệu vào bảng tính Excel. Thưởng thức!