Khi hầu hết mọi người nghĩ đến việc sắp xếp văn bản trong một ứng dụng, họ nghĩ đến việc sắp xếp các ô trong bảng tính Excel. Tuy nhiên, bạn có thể sắp xếp văn bản trong Word miễn là có thứ gì đó cho Word biết vị trí bắt đầu và kết thúc của các phần khác nhau của văn bản.
Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách để bạn có thể sắp xếp văn bản, danh sách và bảng trong Word. Lưu ý rằng nếu bạn đã có dữ liệu trong Excel, bạn có thể dễ dàng chèn bảng tính Excel.Cách sử dụng hàm YEARFRAC trong Excel
Xem thêm: Các bạn cũng có thể xem thêm nhiều thủ thuật hơn tại đây.
Sắp xếp danh sách trong Word
Có ba loại danh sách bạn có thể sắp xếp trong Word. Loại đầu tiên chỉ đơn giản là một danh sách các từ hoặc cụm từ mà mỗi từ chiếm một dòng riêng biệt. Loại thứ hai là danh sách không có thứ tự hoặc có dấu đầu dòng. Thứ ba là danh sách được sắp xếp hoặc đánh số.
Trong mỗi trường hợp này, dấu ngắt dòng (còn được gọi là xuống dòng) cho Word biết nơi một từ hoặc cụm từ kết thúc và từ hoặc cụm từ tiếp theo bắt đầu. Đây là cách Word có thể sắp xếp văn bản trong tài liệu.
Để sắp xếp bất kỳ loại danh sách nào trong số này, hãy bắt đầu bằng cách chọn danh sách bằng chuột. Chỉ cần bắt đầu từ đầu danh sách, giữ nút chuột trái và kéo chuột cho đến khi toàn bộ danh sách được chọn.
Sau đó, nhấp vào tab Trang chủ trên Dải băng và tìm phần có tiêu đề Đoạn văn . Tìm một nút có chữ A và Z trên đó và một mũi tên chỉ xuống. Đây là lệnh Sắp xếp . Nhấp vào nút Sắp xếp và Word sẽ mở cửa sổ Sắp xếp Văn bản .
Trên cửa sổ Sắp xếp văn bản , bạn sẽ nhận thấy rằng có một số tùy chọn. Trước tiên, bạn cần chỉ ra rằng bạn muốn sắp xếp văn bản bạn đã chọn theo đoạn văn. Mặc dù chúng tôi chỉ có một từ trên mỗi dòng, Word vẫn coi mỗi dòng là một đoạn văn riêng vì chúng tôi đã nhấn phím enter để đến dòng tiếp theo. Sắp xếp theo đoạn văn là tùy chọn mặc định.
Tiếp theo, chúng ta cần cho Word biết những gì chúng ta đang sắp xếp. Xác định vị trí menu thả xuống có nhãn Type và chọn Text . Đây cũng là tùy chọn mặc định.
Cuối cùng, chúng ta cần cho Word biết chúng ta muốn sắp xếp văn bản theo thứ tự tăng dần (A đến Z) hay giảm dần (Z đến A). Thứ tự tăng dần là tùy chọn mặc định. Khi hoàn tất, nhấp vào nút OK và Word sẽ sắp xếp văn bản của bạn với các tùy chọn bạn đã chọn.
Lưu ý rằng bây giờ văn bản được sắp xếp từ A đến Z theo thứ tự tăng dần. Ngoài ra, nếu bạn nhấp vào nút Tùy chọn , bạn có thể định cấu hình cài đặt nâng cao như dấu tách trường và liệu nó có phân biệt chữ hoa chữ thường hay không.
Sắp xếp văn bản trong bảng
Kiểu sắp xếp này có vẻ hơi quen thuộc với bạn nếu bạn thường sắp xếp dữ liệu trong Excel. Giống như một trang tính Excel, một bảng chứa các hàng, cột và có thể chứa các tiêu đề ở hàng đầu tiên. May mắn thay, Word cung cấp cho bạn nhiều tính linh hoạt để sắp xếp văn bản giống như trong Excel.
Giả sử bạn có một bảng trong Word giống như bên dưới.
Lưu ý rằng có các tiêu đề cột trong hàng đầu tiên và cột đầu tiên chứa văn bản chúng tôi muốn sắp xếp. Giả sử rằng lần này chúng ta muốn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần. Chọn toàn bộ bảng và một lần nữa nhấp vào nút Sắp xếp trong phần Đoạn văn của Dải băng .
Lưu ý ở góc dưới cùng bên trái của cửa sổ Sắp xếp rằng Word đã phát hiện các tiêu đề trong hàng đầu tiên. Cũng lưu ý rằng menu thả xuống Sắp xếp theo đầu tiên đã có tiêu đề cột Tên trong hộp tùy chọn.
Phần còn lại của các tùy chọn giữ nguyên ngoại trừ nhớ thay đổi hướng sắp xếp thành Descending . Khi hoàn tất, hãy nhấp vào nút OK và Word sẽ sắp xếp bảng bằng các tùy chọn mà chúng tôi đã chọn.
Sắp xếp văn bản trong Word rất đơn giản miễn là bạn có cách để cho Word biết điều gì phân tách một phần tử dữ liệu với phần tử tiếp theo. Nếu chơi với cài đặt sắp xếp một chút, bạn sẽ khám phá ra rằng bạn có thể sắp xếp bằng cách sử dụng nhiều cột và thậm chí cả văn bản được phân cách bằng tab và dấu phẩy trong tài liệu Word.
Mặc dù không hữu ích như sắp xếp dữ liệu trong Excel, nhưng bạn có thể tiết kiệm thời gian trong Word bằng cách để ứng dụng sắp xếp văn bản trong bảng và đoạn văn cho bạn bằng cách sử dụng một giao diện tương tự như trong trang tính Excel.