Biết cách sử dụng VLOOKUP trong Excel có thể cực kỳ hữu ích khi bạn xử lý các bảng lớn. Nó không giống như sử dụng Ctrl+F để tìm kiếm một từ hoặc số cụ thể: VLOOKUP tìm kiếm một phạm vi cụ thể, do người dùng xác định và trả về dữ liệu được liên kết với cụm từ tra cứu thay vì chính cụm từ đó.
Giả sử bạn cần tìm giá cho một mặt hàng nào đó hoặc muốn tìm hiểu xem đồng nghiệp nào đang làm việc trong một dự án cụ thể. Miễn là nó được sắp xếp theo hàng, giống như bất kỳ bảng Excel tự trọng nào, thì VLOOKUP có thể tìm thấy dữ liệu bạn cần.
Việc sử dụng VLOOKUP yêu cầu nhập công thức nhưng không yêu cầu kiến thức chuyên môn về đại số. Để chứng minh cách nó hoạt động đơn giản nhất có thể, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua một ví dụ mà chúng tôi sử dụng VLOOKUP để tìm hiểu giờ làm việc của một người; như bạn sẽ thấy trong hình ảnh, nó chỉ là một bảng nhỏ, nhưng quy trình này hoạt động (và được dự định) cho các bảng và phạm vi lớn hơn nhiều.
Ngoài ra còn có một số thuật ngữ để làm quen. “Giá trị tra cứu” thực sự là thuật ngữ tìm kiếm của chúng tôi: từ, cụm từ hoặc dữ liệu mà chúng tôi sẽ tìm kiếm VLOOKUP. “Giá trị trả về” giống như một kết quả tìm kiếm: đó là dữ liệu mà VLOOKUP sẽ tìm nạp và hiển thị, sau khi tìm thấy nó được sắp xếp với giá trị tra cứu theo hàng. Để hàm VLOOKUP hoạt động, cột chứa giá trị tra cứu phải ở bên trái cột chứa giá trị trả về, vì vậy hãy xáo trộn xung quanh bảng của bạn nếu chúng không theo thứ tự tối ưu.
=> Cách lưu tài liệu Word dưới dạng PDF
Cách sử dụng VLOOKUP trong Excel
- Viết giá trị tra cứu vào một ô, sau đó bấm vào ô trống liền kề với ô đó.
- Trong thanh công thức, nhập “=VLOOKUP(“ không có dấu cách.
=> Cách xem tất cả các phím tắt của Microsoft Word
- Bấm vào ô chứa giá trị tra cứu mà bạn đã nhập. Một lần nữa, ô này phải ở bên trái của ô trống mà bạn đã nhấp vào ban đầu. Lưu ý cách số ô — trong ví dụ của chúng tôi, A10 — hiện xuất hiện trong thanh công thức.
- Trong thanh công thức, nhập “,” sau đó nhấp và kéo để chọn các ô bạn muốn tìm kiếm . Điều này tạo ra “phạm vi” trong đó VLOOKUP sẽ tìm thấy dữ liệu bạn muốn: giá trị trả về.
- Đây là lúc hơi phức tạp, vì quá trình này liên quan đến việc phá vỡ cách Excel thường xác định các cột bằng chữ cái thay vì số. Tại đây, bạn cần gán số trong đầu cho từng cột mà bạn đã đánh dấu trong phạm vi của mình : trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã đánh dấu các cột A và B, sau đó sẽ đánh số lần lượt là 1 và 2. Theo giả thuyết, nếu bạn đánh dấu các cột C, D và E, bạn sẽ đánh số chúng lần lượt là 1, 2 và 3.
Với phạm vi được đánh dấu, hãy tiếp tục nhập vào thanh công thức. Lần này, hãy nhập “,” theo sau là “số” của cột có khả năng chứa giá trị trả về. Ví dụ của chúng tôi, mặc dù chúng tôi đang tìm kiếm một tên khớp với tên trong cột A, nhưng điều chúng tôi thực sự tìm kiếm là dữ liệu trong cột B, vì vậy chúng tôi sẽ nhập “2” sau dấu phẩy.
=> Cách sử dụng XLOOKUP trong Google Sheets
- Nhập “,” ngay sau đó là “FALSE” để tìm kết quả khớp chính xác trong phạm vi.
- Nhấn phím Enter trên bàn phím của bạn và dữ liệu giá trị trả về sẽ xuất hiện trong ô bạn đã chọn trong bước 1.
Phần này trình bày cách sử dụng VLOOKUP ở mức cơ bản; chỉ cần nhớ sắp xếp dữ liệu của bạn sao cho giá trị tra cứu dễ nhớ hơn nằm ở bên trái của giá trị trả về.